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Aprende a cómo gestionar tu correo corporativo correctamente

Escrito por Bi-Credit | enero 2019

¿Sabías cuál es la actividad en la que se pierde más tiempo en la oficina? Sin duda, la lectura del correo electrónico es la siempre nos toma más tiempo. Al llegar por las mañanas a la oficina nuestra bandeja de entrada siempre se llena de mensajes y es imposible dar salida a todos. Así que, ¡aprende a gestionarla hoy mismo!

Todos sabemos que la optimización del tiempo en la oficina es lo mejor que podemos hacer. Sin embargo, cuando tenemos más de 40 mensajes sin leer cada mañana, dicha optimización parece algo imposible de lograr.

Así que para que la lectura de correos no se vuelva una tarea tediosa lo mejor que puedes hacer es aprender a priorizar, establecer rutinas y, así, gestionar tu correo de manera eficiente. ¡Presta atención a los siguientes consejos!

1. Planifica

Si estás revisando tu bandeja de entrada cada 10 minutos es probable que te desconcentres de cualquier tarea que estés realizando. Así que lo mejor es planificar un horario en el que vayas a revisar el correo. Por ejemplo, puede ser la primera y la última tarea que realices en el día e ignora el correo el resto del tiempo para evitar distracciones.

Otra buena recomendación es establecer días de limpieza del correo para que elimines todo aquello que ya no es relevante o correo antiguos e innecesarios. Procura dedicarle unos minutos a vaciar tu bandeja de entrada.

2. Marca favoritos

Siempre que revises tu correo escanea rápidamente todos los que no has respondido o leído y selecciona aquellos de mayor importancia y dales salida antes que a los demás. También puedes marcar algunos como favoritos para ir respondiendo esos antes que el resto.

Para hacer esto más rápido fíjate en el remitente y el asunto del correo, así sabrás cuáles son los que demandan tu atención. Este es también un muy buen consejo cuando redactes tus correos. Siempre sé claro en el ‘asunto’ pues así sabrán darte prioridad y en el texto ya te puedes extender con más detalle.

3. Spam

Asegúrate siempre de utilizar herramientas “antispam” en tu correo, pues podrás ahorrarte una gran cantidad de tiempo si evitas abrir todos esos correos indeseados y mensajes promocionales. Así que siempre que te llegue alguna información de este tipo, bloquea el remitente.

4. Ten todo bien categorizado

Lo mejor para evitar perder el tiempo es tener todo bien marcado. Ordena los temas por categorías y utiliza carpetas y subcarpetas para llevar un orden de los correo y de toda la información que necesites. Tener todo bien categorizado es clave para optimizar tu tiempo y facilitarse las cosas al buscar mensajes viejos.

5. Las mejores prácticas

La gestión del correo corporativo también aplica a la redacción de correos que tu tengas que hacer, así que presta atención a las mejores prácticas:

  • Sé claro y conciso en la redacción

  • Cuida tu ortografía y la gramática

  • Evita adjuntar muchos archivos

  • No delegues en el correo las respuestas urgentes

  • Procura que el asunto sea siempre representativo

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