Temas: Reducción de costos
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Llevar un control de los gastos es importante para la rentabilidad de la empresa y eso incluye las compras de insumos y su aprovechamiento.
El costo de algunos artículos de papelería podría parecer ínfimo. ¿Qué tanto puede costar un clip o una hoja de papel bond o un bolígrafo desechable?
Pero si sumas cada uno de estos a lo largo de un mes, verás que pueden representar gastos importantes que afecten al movimiento de tu caja chica y, si no se controlan, tengan impacto en los resultados generales de tu negocio.
Lo ideal es que implementes un sistema de control que incluya desde la forma de comprar, el medio de pago y la distribución de los materiales.
Debes hacer un análisis de qué suministros de oficina, ya sea de papelería o de limpieza, son indispensable y el volumen en que se consumen para que tomes las mejores decisiones de compra.
Entre los consejos que puedes seguir están:
No habrá manera de controlar el uso de los insumos sin implementar un buen sistema de gestión, el cual se puede llevar en una hoja de cálculo y puedes encomendar a un empleado responsable y honesto.
Para ello, diseña una tabla donde se incluyan:
Siempre y cuando el encargado del registro sea ordenado y anote puntualmente las salidas de insumos y las nuevas compras, este sistema te ayudará a detectar derroches, identificar necesidades, programar las adquisiciones y calcular los gastos anticipadamente.
Otros consejos para ahorrar en el uso son:
Una manera inteligente de llevar un control del gasto es otorgar al empleado encargado de la distribución y reabastecimiento de insumos de oficina una Tarjeta de Crédito Empresarial que le ayude a administrar el presupuesto y a ti a supervisarlo.
Cuando activas en estas tarjetas el sistema Visa Payment Control, puedes gestionar mejor en tiempo real cómo y dónde se usa y el límite del gasto.
Por ejemplo, puedes limitar cuánto se puede pagar en cada compra, en qué periodo de tiempo se puede realizar el gasto y en qué tipo de establecimientos se puede usar la tarjeta.
No minimices la importancia de administrar la compra y aprovechamiento de los insumos de oficina. Recuerda que los gastos pequeños, sumados a lo largo del tiempo, representan una merma de tus recursos y afecta a tu rentabilidad.
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