¿Cómo administrar los insumos de oficina?

Llevar un control de los gastos es importante para la rentabilidad de la empresa y eso incluye las compras de insumos y su aprovechamiento.

El costo de algunos artículos de papelería podría parecer ínfimo. ¿Qué tanto puede costar un clip o una hoja de papel bond o un bolígrafo desechable?

Pero si sumas cada uno de estos a lo largo de un mes, verás que pueden representar gastos importantes que afecten al movimiento de tu caja chica y, si no se controlan, tengan impacto en los resultados generales de tu negocio.

Lo ideal es que implementes un sistema de control que incluya desde la forma de comprar, el medio de pago y la distribución de los materiales.

Ahorra al comprar

Debes hacer un análisis de qué suministros de oficina, ya sea de papelería o de limpieza, son indispensable y el volumen en que se consumen para que tomes las mejores decisiones de compra.

Entre los consejos que puedes seguir están:

• Adquirir productos por mayoreo y genéricos
• Negociar mejores precios con proveedores
• Hacer una investigación previa de precios
• Considerar hacer compras por internet que ofrezcan envío gratis

Gestiona su uso

No habrá manera de controlar el uso de los insumos sin implementar un buen sistema de gestión, el cual se puede llevar en una hoja de cálculo y puedes encomendar a un empleado responsable y honesto.

Para ello, diseña una tabla donde se incluyan:

• Categorías
• Artículos individuales
• Cantidades necesarias por área
• Cantidades en existencia

Siempre y cuando el encargado del registro sea ordenado y anote puntualmente las salidas de insumos y las nuevas compras, este sistema te ayudará a detectar derroches, identificar necesidades, programar las adquisiciones y calcular los gastos anticipadamente.

Otros consejos para ahorrar en el uso son:

• Predicar la austeridad con el ejemplo
• Reciclar y reutilizar
• Almacenar adecuadamente los insumos para que no se deterioren por la exposición al sol o el agua
• Hacer uso de sistemas de archivo electrónicos para evitar el exceso de impresiones, ahorrarás papel y tintas

Controla el gasto

Una manera inteligente de llevar un control del gasto es otorgar al empleado encargado de la distribución y reabastecimiento de insumos de oficina una Tarjeta de Crédito Empresarial que le ayude a administrar el presupuesto y a ti a supervisarlo.

Cuando activas en estas tarjetas el sistema Visa Payment Control, puedes gestionar mejor en tiempo real cómo y dónde se usa y el límite del gasto.

Por ejemplo, puedes limitar cuánto se puede pagar en cada compra, en qué periodo de tiempo se puede realizar el gasto y en qué tipo de establecimientos se puede usar la tarjeta.

No minimices la importancia de administrar la compra y aprovechamiento de los insumos de oficina. Recuerda que los gastos pequeños, sumados a lo largo del tiempo, representan una merma de tus recursos y afecta a tu rentabilidad.