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10 recomendaciones para optimizar tu departamento de compras

Escrito por Bi-Credit | mayo 2017

El departamento de compras es parte fundamental de una empresa y pocas organizaciones le dan la atención que merece, así que enlistamos diez recomendaciones para mejorarlo.

1. Establecer objetivos

Si no hay metas, difícilmente habrá logros. Establece objetivos tales como ahorrar, conseguir plazos de pago, obtener compensaciones y minimizar el número de proveedores ya que cada uno representa un costo administrativo.

2. Mide las metas

Si no cuentas con un método de monitoreo o registro ya sea automático o manual, de nada servirá tener metas. Desde una simple hoja de cálculo hasta un complejo software, necesitas una forma de control para tener un seguimiento.  

3. Relaciones públicas

Muchas organizaciones cuentan con un gestor para las relaciones públicas de su empresa pero generalmente sólo incluyen a los clientes y olvidan a los proveedores.

Parte de la atención hacia ellos tiene que ver con el seguimiento de los problemas, agilizar los pedidos y saldo de deudas con beneficios para ambas partes.

4. Proceso de compra

Las solicitudes de compra o requisiciones deben tener un cauce. Establecer quién, cómo y cuándo donde hacerlas ayuda a economizar en el proceso administrativo. Debe haber restricciones y monitoreo para respetar los protocolos.

5. Solicitud de cotizaciones

Los empleados deben tener la posibilidad de solicitar cotizaciones a nombre de la empresa pero bajo ciertas reglas. Debe haber un orden y un método en el cual quede constancia de todo lo que se hace con la firma de la organización.

Hay ocasiones que debe hacerse en forma discrecional sin meter el nombre de la empresa, pero siempre debe haber constancia de ello para no dañar las relaciones con proveedores actuales o potenciales.

6. Órdenes de compra

Las órdenes de compra son documentos legales así que siempre deberán quedar por escrito, las órdenes verbales pueden dar pie a errores o malinterpretaciones.

Deben existir reglas de operación con términos y condiciones, así como descripciones detalladas con códigos que no den cabida a equivocaciones.

7. Ordenar la facturación vencida

Este es el “Talón de Aquiles” de la mayoría de las organizaciones pues es complicado hallar un equilibrio entre las ventas y la cobranza. Hay quienes dedican un departamento entero al cobro de facturas atrasadas cuando pudieron resolverlo con una buena administración por anticipado.

La forma difícil es la reacción en consecuencia y no por anticipación. Esperar hasta que una cuenta se venció para cobrarla no solamente es impráctico e impactante en el flujo de efectivo, sino que además es más costoso.

8. Un manejo inteligente de inventarios

Tener un inventario es costoso, pero no tenerlo lo es más. Negocia con tus proveedores la consignación en tu propia empresa, es decir, tener material suyo en tus propias bodegas y pagar por él hasta que se use. ¿Qué ganan ellos? En principio una venta segura y ahorro en el almacenamiento pero también economía en el transporte y logística para resurtir.

9. Califica

Es sano realizar continuas revisiones de desempeño de los proveedores en base a estándares predefinidos como tiempos de entrega, precio, historial, procesos, calidad del artículo y servicio. De esta manera siempre sabrás el estatus de la relación.

10. Capacitación

Asistir a conferencias, talleres o cursos sobre el fortalecimiento de los proveedores te hace un mejor cliente y aumenta las posibilidades de tener mejores proveedores y con condiciones benéficas para ambas partes. 

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Temas: Control administrativo

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