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4 formas de reducir costos con una tarjeta de crédito empresarial

Escrito por Bi-Credit | enero 2017

Mientras los negocios van creciendo se enfrentan a decisiones. Una de estas es definir si ciertos empleados deben contar con sus propias tarjetas de crédito emitidas a nombre de la empresa.
Hay administradores que básicamente por desconocimiento se oponen pero al conocer las ventajas cambian radicalmente de opinión. 

Por un lado reducen dramáticamente los cheques emitidos por la empresa y optimizan la gestión de los gastos ya que la tarjeta de crédito empresarial proporciona información detallada de cada usuario, lo que eventualmente ahorra tiempo al departamento administrativo.

Los procesos también se acortan, ya que en la utilización de cheques suele haber contratiempos. Hay ocasiones en que los costos finales son distintos a la cotización por factores como el mercado internacional o cambios de último momento lo que genera retraso en la compra. Si un empleado tiene esta herramienta a la mano sólo tiene que firmar y solucionarlo todo.

¿Cómo reducir costos con una tarjeta de crédito empresarial?

La reducción de costos es una preocupación permanente. Una tarjeta de crédito además de ser una herramienta para el pago eficiente es un mecanismo de administración de poco o nulo costo.

Por si esto fuera poco hay opciones que ofrecen programas de lealtad que se traducen en beneficios como recompensas o descuentos valiosos. Hay empresas para las que esto representa miles de dólares al mes.

Las tarjetas de crédito empresariales también anulan el abuso en las cuentas de gastos pues el control es infalible ya que no hay manera que los empleados inflen los informes.

El acceso a capital rápido es otra razón más para considerar esta opción ya que resuelve de manera inmediata los problemas de flujo de efectivo que pudieran presentarse.

Sin embargo, hay al menos 4 factores que el director de la compañía debe entender claramente para alcanzar estos objetivos:

Fijar límites: La mejor manera de prevenir sobregiros es establecer barreras claras. Los empleados deberán tener límites de uso de la tarjeta de acuerdo a su posición y nivel. Los propietarios pueden bloquear no sólo las cantidades sino también las categorías de negocios e incluso se puede restringir a ciertos negocios proveedores de la firma.

Emitir guías: Es decir, no asumir que los empleados conocen los límites, sino generar un documento que los entere y haga responsables del uso de este mecanismo exclusivo para la empresa. También se deben especificar las sanciones o penalizaciones por no respetar las reglas.

Supervisar: Se deben revisar las declaraciones, estados de cuenta y recibos independientemente de la confianza en los empleados. Es importante mantenerse al tanto de los gastos y usos de la tarjeta pues sólo así se notará un cambio o una alteración a la rutina.

Activar los beneficios: No todos los programas de recompensa están activos de manera automática, así que debemos asesorarnos con nuestro banco sobre el programa que más convenga a nuestra empresa de acuerdo a los usos que se tenga de este beneficio.

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Temas: Reducción de costos

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