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5 consejos útiles para administrar gastos en viajes corporativos

Escrito por Bi-Credit | agosto 2016

Mientras más pasos hacia el crecimiento da una empresa, más costosos terminan siendo los viajes de negocio.

Cómo administrar el presupuesto de viajes corporativos es una preocupación permanente de los administradores.

El transporte y los alimentos conforman una buena parte, pero hay muchos otros gastos en viajes corporativos que suman a las cuentas.

Si se trata de una Pyme, la batalla es más ruda pues deben estirar lo más posible sus presupuestos para contactar a clientes fuera de su entorno.

Para que esta situación no te sea complicada, la consultora PwC consultó a directores y administradores de 213 empresas en Latinoamérica que han logrado hacer negocios en otro departamento o en otro país sin necesidad de dilapidar el presupuesto.

Estas son las cinco recomendaciones en las que todos coincidieron para los viajes de negocios.

1. Controlar los números

Si no sabes cuánto cuesta, difícilmente sabrás cuánto necesitas. Las empresas que le dan un cheque en blanco al representante están en peligro de gastar de más.

Incluso si se trata del director de la empresa, es primordial tener a la mano todos los costos para futuras misiones.

Además, esto también sirve para generar las políticas y directrices de viaje que deben regir a todos los miembros de la firma.

2. Programas de recompensa

Las tarjetas de crédito, las aerolíneas, los restaurantes y otros lugares ofrecen programas de lealtad que a la larga dan grandes ahorros.

Lo suelen hacer a través de puntos que pueden ser cambiados por millas de vuelo, promociones, mejores condiciones en tu próxima compra y hasta reembolsos.

3. Ir a lo seguro

Contratar todos los viajes con una sola agencia nos permitirá un mayor control y dará ventajas en los precios y reservaciones.

Un proveedor que siempre nos asiste hará lo imposible por encontrar una reservación de última hora o presionará a la aerolínea si pierde nuestro equipaje.

El ahorro de tiempo en cuestiones de ese tipo también representa un ahorro para tu empresa.

4. Establecer políticas de viaje

Si la empresa no cuenta con lineamientos o directrices será como una ciudad sin gobierno. Establecer políticas sobre costos, tiempos y reembolsos dejará las reglas claras para todos los empleados y sabrán que no podrán gastar de más sin consecuencias.

5. Designar a un responsable

Una persona o un equipo que se encargue de los viajes ayudará en la organización.

No tiene que ser una plaza solo para eso, pero sí puede estar dentro de sus funciones el organizar y gestionar los recursos para los viajes. Así el resto de los empleados sabrán siempre con quien dirigirse para alguna eventualidad.

Los viajes de negocios no tienen porqué convertirse en una carga para la empresa si las cosas están organizadas como debe ser.

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Temas: Viajes

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