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¿Cómo asegurar que tus colaboradores lleven un buen control de gastos?

Escrito por Bi-Credit | septiembre 2016

El control de gastos de una tarjeta de crédito empresarial puede ser complejo, especialmente cuando tiene varios usuarios.

La objeción más frecuente que hemos escuchado para no otorgar una tarjeta corporativa a los empleados es el abuso de confianza de la que pueda ser objeto.

Un líder empresarial recientemente contó que se resistió a extenderla a sus representantes en el extranjero hasta que supo que los beneficios eran mayores que los riesgos.

Quizás tenía razón, pues en el pasado más de un representante había intentado maquillar los gastos de representación para tomar ventaja.

“Tuve un colaborador que nos presentaba notas y facturas hasta un 50 por ciento más que su predecesor y un 100 por ciento más que el resto. Era una buen elemento pero gastaba demasiado. No dudábamos de su honestidad pero sí de su capacidad de administrar, eso me desanimaba a darle una tarjeta de crédito con una línea abierta. Sólo de pensar en el estado de cuenta me daba pavor”, relató.

Pero luego supo de los beneficios como programas de recompensas y sobre todo el control que se podía establecer para cada usuario. Desde establecimientos, proveedores y zonas geográficas hasta topes en las cantidades y se convenció. En realidad eso ayudó a controlar no solo a su representante “rebelde” sino a todos los gastos de representación de la empresa y se vio reflejado en una disminución de costos, sin mencionar los otros beneficios.

3 Estrategias para gestionar los gastos a través de esta herramienta.

Verifica todos los gastos: En asignaciones similares todos deben tener más o menos gastos parecidos. De ser posible, el administrador debe realizar la misión alguna vez para conocer las condiciones más de cerca. Si no se puede, la comparación entre los propios empleados puede funcionar para estandarizar. Es importante capacitar a los empleados sobre qué tipo de lugares deben visitar de acuerdo a la ocasión.

Cuidado con los lujos: Los masajes holísticos o terapias de spa no tienen porqué ser parte de los viáticos de una empresa. Las políticas de gastos deben ser claras y sencillas. Es importante que cada empleado las conozca y firme de enterado en este rubro.

Gastos inflados: Los pagos que no sean facturables como algunos servicios de transporte o cierto tipo de alimentos son las ventanas de oportunidad para que los empleados deshonestos tengan una ganancia. Si bien no pueden evitarse, sí pueden acotarse al extremo.

Facturación duplicada: Se dan casos en que los empleados cargan un servicio a la tarjeta corporativa y además presentan un recibo para el reembolso. La auditoría debe ser vigilante de las fechas y horarios de los comprobantes para evitar que la empresa pague el doble por un mismo servicio.

Los informes de gastos, la supervisión permanente y las auditorías externas son candados de seguridad para que el uso de las tarjetas empresariales sea auténticamente para cuidar los intereses de tu empresa.

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Temas: Control administrativo

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