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¿Cuáles serían las políticas de viáticos inteligentes en una empresa?

Escrito por Bi-Credit | junio 2016

Los viáticos son aquellos gastos que realiza un integrante de la organización mientras cumple con una misión útil fuera de su entorno, puede ser ciudad, región o incluso país.

Se trata de la remuneración que percibe para cubrir gastos de viaje como alimentos, hospedaje, entretenimiento y todo lo relacionado con el ejercicio de su trabajo.

Las políticas de viáticos deben ir con relación al ejercicio de las funciones de servicio para una empresa.

Debe cubrir gastos como:

  • Alojamiento
  • Alimentos
  • Comunicación
  • Transporte
  • Impuestos especiales
  • Propinas
  • Gastos de representación
  • Entretenimiento
  • Gastos de emergencia

Regularmente el Departamento de recursos humanos establece las cantidades, la modalidad, la forma de comprobación y la administración de viáticos.

Como no siempre funcionan todos los comprobantes en el sistema en el que declaramos impuestos, sobre todo si se trata del extranjero, el administrador debe encontrar la manera para devengar esos gastos.

Las cantidades para alimentación se establecen regularmente en el equivalente a dólares. Si es en el mismo territorio, puede oscilar, de acuerdo a un promedio internacional para pequeñas y medianas empresas, entre los 40 y 70 dólares por día.

De acuerdo a la cultura de cada país, una manera de fraccionarlo es:

  • 25% desayuno
  • 50% comida
  • 25% cena

Si el empleado va en una misión de relaciones públicas, cierre de negocios o para resolver un problema de la organización, se le debe proveer de una cantidad adicional para encargarse de los gastos de la otra parte.

La comprobación

Para la verificación y/o reembolso de lo invertido en viáticos el empleado debe contar con la mayor cantidad de recibos y facturas posibles.

Antes del viaje se fijó un estándar pero puede ocurrir que este haya aumentado por gastos no considerados como el cambio de una tarifa en el alojamiento, el transporte y las emergencias pero siempre debe haber un tope.

El uso de tarjetas de crédito para viáticos ayudan en este proceso pues todo aparecerá en el estado de cuenta y el empleado no se arriesgará a portar el dinero consigo.

Al regreso de su encomienda se debe considerar un tiempo para realizar las cuentas y fijar una fecha límite para entregar el informe respectivo. El departamento de administración puede facilitar las cosas mediante formatos o formularios designados para ello.

Como un beneficio adicional para los empleados, algunas firmas otorgan servicios adicionales para retenerlos en un mercado laboral competido.

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Temas: Viajes

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