¿Sientes que al día le faltan horas? Esta táctica te permitirá trabajar mejor enfocándote en tus acciones y no en el reloj.
Si batallas con la administración de tu tiempo, estás operando con un paradigma de ‘palabra’ incorrecto. “El tiempo sigue pasando y no puedes controlarlo”. “Sólo puedes administrar tus decisiones y su relación con el tiempo”.
Debes motivarte y pensar en la forma que organizas tu día y considerar un sistema de administración de decisiones y no de tiempo. Hacer este proceso exitosamente involucra una serie de acciones, las cuales son flexibles dependiendo de qué funciona mejor para ti.
Te compartimos cinco pasos que te ayudarán a ser más productivo gracias a la administración de decisiones:
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Obtén información de un solo lugar.
El primer paso para administrar tus decisiones es capturar la información que bombardea tu día, como los emails, las reuniones y los mensajes de texto. Es demasiado común que los emprendedores intenten guardar muchas cosas en sus cabezas, lo que sólo provoca estrés.
Limítate a una o dos herramientas para guardar información, como una bandeja de entrada (física o virtual), un programa como Evernote o sencillamente un papel y un lapicero. “La clave es encontrar herramientas que disfrutes usar”.
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Comprométete a lo que puedes conseguir y elimina el resto.
Una vez que captures toda la información que recibes, haz algo con ella. Esta fase se refiere a cuando tomas una decisión basándote en las cosas que has guardado; decide si quieres tomar acción ahora, archivarla o descartarla. Para los asuntos que requieren acción, muestra tu compromiso con ellos escribiéndolos en tu calendario o lista de pendientes.
“Esto se puede hacer diariamente o semanalmente, dependiendo de las necesidades de tu negocios”, pero es importante no dejar que la información se acumule.
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Establece un sistema de pistas para recordarte actuar.
Tu como emprendedor capturas información y te comprometes a ella, pero después puedes estar demasiado ocupado con algo más y la ignoras. Es importante fijar un sistema de pistas que sirva como recordatorio. Puedes poner una alarma en tu teléfono o calendario, escribir una lista de pendientes, usar post-its y ubicarlos en espacios visibles o crear un archivo en tu computadora que revises semanalmente.
“Crea un sistema para lo que sea que tu cerebro responda a, pero ten cuidado con el factor novedad”.
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Completa la tarea.
Te has comprometido y recordado hacer una tarea, ahora es tiempo de actuar. Las personas completan tareas por una de tres razones principales: es urgente, estás internamente motivado debido a una sensación de satisfacción cuando la haces; o estás motivado por alguien externo, como un cliente. Las tareas urgentes y motivadas internamente tienden a realizarse porque las razones para completarlas son evidentes y fuertes. Para las tareas que se posponen podrías necesitar motivación externa.
Puedes tener un socio responsable. Al principio de la semana, comparte con él o ella tus tareas y fechas límite. Después revísenlas periódicamente para reportar tu progreso. Si aún no completas la tarea, considera si debes o no eliminarla.
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Corrige cualquier falla en tu sistema.
Establece un momento, una vez al mes para revisar tus herramientas y sistemas y evaluar tus decisiones. Si uno de los componentes del sistema no está funcionando, busca otra herramienta. Puedes estar preguntándote, ‘¿cómo puedo hacer esto más rápido y fácil?’”. No temas tratar algo nuevo hasta que encuentres lo que funcione al cien para tu cerebro y estilo.
