Una buena práctica es que logres dedicar 30 minutos una vez a la semana y 10 minutos al día para revisar y programar tus actividades más importantes.
¿Por qué hacerlo?
Es posible que sepas lo que es importante para ti lograr, pero ¿realmente lo estás logrando? La planificación puede ayudarte a duplicar tus posibilidades de alcanzar cualquier objetivo. Este sencillo proceso de planificación, de "Las 5 Elecciones hacia la Productividad Extraordinaria", te permite concentrarte en tu trabajo más importante y proteger tu tiempo de ser devorado por las tareas diarias que se sienten urgentes pero que no avanzan en tus objetivos.
¿Cómo hacerlo?
- Programa sesiones de planificación de 30 minutos semanal y 10 minutos diarios con t mismo.
Ponerlo en tu calendario ahora mismo, te ayudará a comprometerte con una planificación coherente. Elije los horarios que mejor se adapten a tu estilo de trabajo. Por ejemplo, puedes programar tu sesión semanal de 30 minutos el viernes por la tarde (a algunas personas les gusta terminar la semana sintiéndose preparadas para la semana siguiente) o el lunes por la mañana a primera hora (algunas personas piensan más claramente después de un tiempo fuera de la oficina). Asimismo, puedes programar tu sesión diaria de 10 minutos al final de cada día o al comienzo del siguiente.
- Durante tu sesión de planificación semanal, realiza una lista de las tres a cinco cosas más importantes que debes hacer durante la próxima semana para ser más eficaz.
Algunas tareas importantes serán obvias, como un gran proyecto que vence el jueves, pero otras menos. Tómate tus 30 minutos completos para reflexionar sobre lo que realmente importa, no solo reacciona a cosas urgentes en tu lista de tareas pendientes. Por ejemplo, puedes determinar que una de tus tareas más importantes debería ser mejorar la relación con tu jefe.
Para desarrollar tu lista, pregúntate:
- ¿Qué debo hacer para avanzar en mis principales objetivos?
- ¿Qué podría hacer para preparar mejor a mi equipo y a mi gerente para el éxito?
- ¿Qué actividades personales deberían estar en esta lista (por ejemplo, ejercicio o tiempo con la familia)?
- Determina cuánto tiempo tomará cada tarea y bloquea ese tiempo en tu calendario durante la próxima semana.
Las tareas importantes no necesitan mucho tiempo (por ejemplo, puedes tener una reunión breve que te ayudará a conectarte a un nivel más profundo con tu jefe esta semana). Pero las tareas que requieren un pensamiento profundo tienden a llevar más tiempo de lo esperado, así que debes ser realista en tus estimaciones. Una vez que hayas programado tus tareas más importantes, puedes organizar otros elementos de la lista de tareas pendientes en tu calendario. Pero resiste a la tentación de llenar cada minuto de tu día; siempre necesitarás tiempo para descansos y asuntos inesperados que surjan.
- Durante tu sesión de planificación diaria, revisa tu progreso y ajusta tu horario según sea necesario.
Incluso con una planificación minuciosa, los días laborales rara vez salen exactamente como se esperaba. Este es un buen momento para responsabilizarte de tu trabajo más importante.
Dedica tus 10 minutos para:
- Encontrar tiempo en los próximos días para completar tareas importantes que no has terminado.
- Controlar tus próximas tareas importantes: ¿Siguen siendo las cosas más importantes en las que debes trabajar? ¿Has programado suficiente tiempo para lograr un progreso significativo en ellos?
- Programar cualquier otra tarea obligatoria que haya aparecido.
*Extraído de Jhana Portal AAP FranklinCovey.
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