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Consejos para el buen manejo de una caja chica

Escrito por Bi-Credit | diciembre 2017

La caja chica es necesaria para hacer gastos menores en efectivo, pero su control es importante para no afectar a los resultados de tu empresa.

En todo negocio hay gastos que solo se pueden hacer en efectivo o que surgen de improviso y se deben resolver de momento para continuar con las operaciones.

Para ello, se instituye un fondo llamado caja chica, que es de donde surgirán las cantidades a desembolsar.

Es una cantidad fija que se debe estar reasignando continuamente para que siempre se cuente con dinero a la mano, pero debe ser manejada con mucho cuidado y rigor para evitar desfalcos o gastos innecesarios.

Para llevar un óptimo control de tu caja chica, sigue estos consejos:

  • Establece una política que indique qué tipo de gastos se pueden hacer de ahí
  • Define cuáles son los documentos aceptados como comprobantes de los gastos
  • Introduce un sistema de control en el que se anote rigurosamente cada gasto con su justificación y monto
  • Asigna a una persona honesta y de confianza para administrarla
  • Haz un corte de caja periódicamente mediante el que compruebes cuál ha sido el manejo que se le ha dado y cotejes sus saldos con la documentación entregada
  • Repón las cantidades gastadas para que siempre exista un fondo para emergencias y gastos pequeños

Comprobación contable

Además de ayudar a llevar un registro pormenorizado de las salidas de dinero, el registro de la caja también es un medio para asentar más fácilmente los gastos menores en la contabilidad.

Al agruparlos en un solo concepto, en lugar de tener que anotar por separado cada uno, es más sencillo incluirlos en los libros contables y tramitar su deducibilidad fiscal cuando aplica.

Lo importante de llevar una caja chica en orden es que te sirve para saber con exactitud en qué se está gastando el dinero, a la vez que te permite identificar tipos de gastos que pudieran estarse saliendo de control o pudieran hacerse de otro modo para ahorrar.

Revisión de gastos

Como, por lo regular, este fondo se utiliza para gastos de insumos de oficina, de limpieza o de cafetería, si en algún momento detectas que se está gastando mucho en un artículo en particular pudieras investigar la razón y frenar una fuga de dinero o decidir comprarlo al mayoreo para obtener mejores precios.

No está de más insistirte en la necesidad de que quien maneje este dinero sea de tu absoluta confianza, pues no puedes jugarte la rentabilidad de tu negocio con un empleado deshonesto que esté buscando la manera de sacar provecho personal.

Administra bien tu caja chica y te asegurarás de que tu negocio sea rentable y competitivo. 

Temas: Control administrativo

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