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¿Conoces todos los riesgos de tener una caja chica mal administrada?

Escrito por Bi-Credit | junio 2016

 Siempre habrá gastos imprevistos y ocasionales a los cuales debemos hacerle frente.

La tradición es que las empresas u organizaciones tengan una “caja chica”, es decir una pequeña cantidad de dinero en efectivo para gastos como propinas, el agua embotellada, un taxi, pagarle al plomero por la fuga de agua inesperada en el baño, etcétera.

Son pagos que no suelen hacerse con cheque o transferencia electrónica, aunque ya no hay razones para no hacerlo.

Hay plomeros que facturan, hay taxis que emiten recibos y el proveedor de agua embotellada puede fácilmente dar un comprobante para incluirlo en los gastos de mes.

Más que cómo administrar la caja chica, muchas empresas están buscando eliminar este flujo de efectivo por varias razones, veamos:

No se puede rastrear: Al final es muy complicado saber en qué se gastó por lo que dificulta el proceso del reembolso y es vulnerable a no recuperarse.

Se pierde tiempo: Hay que asignar a alguien para que haga el papeleo, entregue dinero, reciba los comprobantes y al final vaya al banco para recuperar el fondo.

Se presta a gastar de más: Aunque esté controlado y auditado, es una ventana para gastos excesivos que no suelen estar en la proyección mensual, lo que arruina los balances finales.

No es segura: Tener dinero a la mano siempre implica los riesgos de una caja chica tanto para las personas que lo manejan como para el resto de los empleados. 

¿Cuáles son las alternativas?

Como ya lo dijimos en este blog, los cheques, las tarjetas empresariales y las transferencias electrónicas dan una opción.

Y si no hay una cuenta establecida para tal efecto se puede echar mano de una tarjeta pre pagada de débito.

¿Cómo evitar el fraude?

Las tarjetas prepagadas de débito son una excelente alternativa y otorgan un control completo sobre los gastos. 

Siempre sabremos cuánto, cuándo y en dónde gastamos. Es información que está disponible en tiempo real y no hay manera de perder de vista un centavo.

Así se elimina la necesidad de recopilar recibos, de lidiar con empleados ansiosos por recuperar lo que invirtieron en el estacionamiento, se alivia la carga para el encargado de administrar la caja chica y se facilita todo el proceso.

Si se pierde una tarjeta no se perderá el dinero ya que se puede cancelar con un solo clic desde cualquier computadora.

Si en tu empresa siguen usando este sistema de caja chica tal vez deberías reconsiderar esta alternativa para tener una mejor administración y más seguridad. 

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Temas: Control administrativo

Administración caja chica

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