Uno de los recursos más importantes generalmente es el tiempo, ya que para toda persona y toda organización la utilización adecuada del tiempo es un factor de vital importancia para la correcta ejecución de las actividades y también para poder controlar los resultados de manera efectiva. Actualmente la mayoría de las tareas que realizamos son proyectos y la carencia de estas habilidades da como resultado estrés, plazos incumplidos y una mala calidad en cada proyecto que realicemos tanto de manera personal como de manera empresarial.
¿Cómo podemos reducir nuestros tiempos?
La reducción de tiempo es el arte de ser estratégico, efectivo y práctico al momento de ejecutar completamente cada actividad en cada proyecto que realicemos. Inicialmente debemos tener el conocimiento claro de cual es nuestro propósito al plazo de la terminación del proyecto para poder seguir un rumbo fijo y no variar o redundar en acciones innecesarias que puedan afectar el curso de nuestro proyecto.
Los 3 pasos para la reducción del tiempo en la gestión de tus proyectos
Actualmente existen diversas formas de reducir el tiempo, pero no solamente debemos tomar en cuenta el factor del tiempo como tal, sino englobar otros factores de suma importancia para poder realizar la inmersión de estos factores dentro del factor del tiempo, el cual se toma como factor más importante.
Es por ello que toma suma importancia la correcta aplicación de procesos y pasos para poder establecer parámetros bien definidos, lo cual podemos realizar siguiendo los pasos que se presentan a continuación:
Sabemos que como humanos tendemos a tener ciertos momentos de lucidez, y en este paso se aprovecha esta tendencia humana, minorizando los tiempos en los que trabajamos de manera automática e identificando y estableciendo los tiempos en los cuales sabemos que somos más productivos.
Para esto debemos conocernos un poco más a fondo, lo recomendable es realizar un cronograma donde coloquemos todas nuestras actividades y podamos establecer un horario de trabajo activo en las horas en las que sabemos que tenemos un mayor nivel de concentración. Podemos probar con varias configuraciones en los horarios, hasta que encontremos el ideal, que se ajuste a las necesidades de nuestro proyecto y que se ajuste a nuestros momentos activos.
Debemos considerar que dentro del plazo que tenemos para la ejecución del proyecto dependen aspectos internos al cronograma, como externos a él.
De manera natural, inicialmente se intentará reducir los plazos del proyecto actuando sobre los aspectos internos, pero dejamos de lado los aspectos de carácter externo. En el caso de que tengamos que recurrir a los segundos, tenemos que ser completamente conscientes que podemos llegar a encontrarnos con pequeños inconvenientes que debemos manejar para no provocar la pérdida de tiempo. Lo recomendable es establecer una lista de posibles incidencias o problemas que podamos encontrarnos en ciertas tareas, para anticiparnos a ellos y plantear una posible solución.
Después de haber identificado nuestros aspectos internos y externos podemos destacar tres puntos comunes a todas las estrategias que definamos, las cuales debemos tener en cuenta en el momento en que las apliquemos:
Lamentablemente como humanos no podemos ser perfectos en todo lo que realizamos por lo que podemos modificar constantemente el cronograma de actividades que realizamos día con día y tener en cuenta que los objetivos deben ser realistas y no buscar presionarnos.
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