Uno de los recursos más importantes generalmente es el tiempo, ya que para toda persona y toda organización la utilización adecuada del tiempo es un factor de vital importancia para la correcta ejecución de las actividades y también para poder controlar los resultados de manera efectiva. Actualmente la mayoría de las tareas que realizamos son proyectos y la carencia de estas habilidades da como resultado estrés, plazos incumplidos y una mala calidad en cada proyecto que realicemos tanto de manera personal como de manera empresarial.

¿Cómo podemos reducir nuestros tiempos?

La reducción de tiempo es el arte de ser estratégico, efectivo y práctico al momento de ejecutar completamente cada actividad en cada proyecto que realicemos. Inicialmente debemos tener el conocimiento claro de cual es nuestro propósito al plazo de la terminación del proyecto para poder seguir un rumbo fijo y no variar o redundar en acciones innecesarias que puedan afectar el curso de nuestro proyecto.

Los 3 pasos para la reducción del tiempo en la gestión de tus proyectos

Actualmente existen diversas formas de reducir el tiempo, pero no solamente debemos tomar en cuenta el factor del tiempo como tal, sino englobar otros factores de suma importancia para poder realizar la inmersión de estos factores dentro del factor del tiempo, el cual se toma como factor más importante.

Es por ello que toma suma importancia la correcta aplicación de procesos y pasos para poder establecer parámetros bien definidos, lo cual podemos realizar siguiendo los pasos que se presentan a continuación:

1. Planificar horas de trabajo activas

Sabemos que como humanos tendemos a tener ciertos momentos de lucidez, y en este paso se aprovecha esta tendencia humana, minorizando los tiempos en los que trabajamos de manera automática e identificando y estableciendo los tiempos en los cuales sabemos que somos más productivos.

Para esto debemos conocernos un poco más a fondo, lo recomendable es realizar un cronograma donde coloquemos todas nuestras actividades y podamos establecer un horario de trabajo activo en las horas en las que sabemos que tenemos un mayor nivel de concentración. Podemos probar con varias configuraciones en los horarios, hasta que encontremos el ideal, que se ajuste a las necesidades de nuestro proyecto y que se ajuste a nuestros momentos activos.

2. Identificar claramente las actividades internas y externas del proyecto

Debemos considerar que dentro del plazo que tenemos para la ejecución del proyecto dependen aspectos internos al cronograma, como externos a él.

• Aspectos Internos: Las tareas, las relaciones que existen entre dichas tareas, y los plazos internos asignados a las tareas.

De manera natural, inicialmente se intentará reducir los plazos del proyecto actuando sobre los aspectos internos, pero dejamos de lado los aspectos de carácter externo. En el caso de que tengamos que recurrir a los segundos, tenemos que ser completamente conscientes que podemos llegar a encontrarnos con pequeños inconvenientes que debemos manejar para no provocar la pérdida de tiempo. Lo recomendable es establecer una lista de posibles incidencias o problemas que podamos encontrarnos en ciertas tareas, para anticiparnos a ellos y plantear una posible solución.

3. Establecer estrategias o puntos de implementación

Después de haber identificado nuestros aspectos internos y externos podemos destacar tres puntos comunes a todas las estrategias que definamos, las cuales debemos tener en cuenta en el momento en que las apliquemos:

• Fast Tracking: Consiste en modificar las relaciones entre tareas, buscando que dos tareas pasen de ejecutarse en serie, a ejecutarse de manera paralela, esto se puede realizar solamente si nuestras tareas no son de tipo obligatorias o urgentes.
• Crashing: Este punto consiste en hacer una reducción del plazo de ejecución de una determinada tarea sin modificar los contenidos de esta, lo cual se puede conseguir de las siguientes maneras:
• Incrementando la eficiencia de los elementos o recursos asignados a la tarea, incluyendo herramientas que ayuden en el trabajo (como un mejor programa informático).

• Encontrando el camino crítico, o incrementando los recursos que se han asignado en su totalidad al proyecto de interés.

• En el caso de tener tareas repetitivas mejorar la eficiencia creando pequeños subprocesos de trabajo, o bien aprovechar las lecciones aprendidas de los errores, de esta manera el plazo disminuirá a medida que repetimos la tarea, en esta parte podemos aplicar la Técnica Pomodoro para mejorar la administración de estos subprocesos.

Lamentablemente como humanos no podemos ser perfectos en todo lo que realizamos por lo que podemos modificar constantemente el cronograma de actividades que realizamos día con día y tener en cuenta que los objetivos deben ser realistas y no buscar presionarnos.

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