¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?

09 / 03 / 2021

Llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas no siempre es fácil, ya que en este tipo de encuentros se suele perder mucho tiempo en cuestiones poco relevantes que hacen que la dedicación con respecto a tareas importantes se reduzca. Por este motivo, son muchas las personas que se preguntan, dentro del ámbito laboral, cómo se puede conseguir que las reuniones sean verdaderamente productivas.

Para ayudarte a organizar reuniones de trabajo efectivas, vamos a contarte los 10 pasos a seguir para que tus reuniones sean un éxito y fomenten la productividad de los equipos de trabajo.

Define previamente los objetivos

Una vez hayas determinado que es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante que definas los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellos.

Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación

Tras definir los objetivos de la reunión, es fundamental que informes del motivo de la misma con bastante antelación a los asistentes de forma individual, por ejemplo, vía email. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes sin que les pille por sorpresa la invitación y, por tanto, no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir.

Convoca solamente a las personas necesarias

Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, no es necesario que cada reunión se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quién de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.

Elige un espacio adecuado

Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación salas de reuniones que cuenten con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo.

Puntualidad

¡El tiempo es oro! Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo.

Aclara los puntos importantes

Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.

Escucha todas las opiniones

Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.

Resuelve dudas

Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.

Sintetiza las conclusiones

Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.

Documenta y comparte los datos

Por último, y quizás lo más importante, posteriormente a la reunión, elabora un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y envíalo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.