La pesadilla de la mayoría de la gente en su jornada laboral son las constantes interrupciones: mensajes instantáneos, mensajes de texto, correos electrónicos, jefes o compañeros de trabajo que se acercan, teléfonos que suenan, recordatorios de reuniones. Es interminable. En este tipo de entorno, no hay ninguna posibilidad de conseguir el "flujo" y completar las tareas diarias más importantes de forma regular.

¿Qué puede estar pasando?

- Estás eligiendo distraerte con cosas que están bajo tu control (como el correo electrónico).

- Los demás no saben que estás ocupado.

Formas de manejarlo:

1. Dígale a su equipo que está fuera de los límites, hasta una hora determinada

2. Apague todas las comunicaciones, incluido el teléfono

Las verdaderas emergencias son raras en la mayoría de los trabajos. El aumento general de la productividad merecerá la pena correr el pequeño riesgo.

3. Vaya a un lugar con un mínimo de distracciones

Suele ser un lugar difícil de encontrar, como una sala de conferencias oscura o una cafetería cercana. Si tienes un despacho con puerta, ciérrala.

4. Apague todas las interrupciones que pueda controlar

Empieza por desactivar las notificaciones del correo electrónico, los servicios de mensajería instantánea y las notificaciones del calendario.

5. Procesar el correo electrónico y los mensajes de voz en momentos concretos y no de forma continua

Deja que los mensajes se acumulen tranquilamente y luego afróntalos en momentos específicos cada día (quizá a las 10 de la mañana, a las 2 de la tarde y a las 5 de la tarde). Procesa todos los mensajes a la vez, con rapidez, en lugar de responder a cada interrupción a medida que se produce.

6. Desalentar las interrupciones de forma pasiva.

Puedes adelantarte a muchas interrupciones sin ni siquiera hablar. La gente se fija en el lenguaje corporal. Usa auriculares. Cuelga un cartel que diga: "Si no es una emergencia, envíame un correo electrónico".

7. Aprende a decir "estoy ocupado" y "no".

Cuando alguien te pida tiempo o atención, puedes decir: "¿Es una emergencia? Si no lo es, ¿podría enviarme un correo electrónico? Estoy en medio de algo". Si alguien te pregunta si "tienes unos minutos", simplemente di: "No".

8. Decida si cada interrupción puede ser manejada más tarde.

Antes de empezar a trabajar en una solicitud de interrupción, dé un paso atrás y decida si realmente necesita hacerlo ahora, o si se puede retrasar hasta más adelante.

9. Programe el trabajo importante cuando sea menos probable que se distraiga.

Las primeras horas de la mañana suelen ser el mejor momento para ello. ¿Y si cambias tu jornada laboral de 10 a 7 a 7 a 4? Probablemente tendrías entre dos y tres horas de paz al principio de cada día para realizar algunas de tus tareas más importantes.

10. Restablece las expectativas de tu equipo

Instruya a los miembros del equipo para que no le interrumpan a menos que se trate de una emergencia.

AAP - FranklinCovey

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