"Tienes que decidir cuáles son tus principales prioridades y tener el valor -con gusto, con una sonrisa, sin pedir disculpas- de decir que no a otras cosas."-Stephen R. Covey

¿Qué se interpone entre tú y otra tarde respondiendo correos electrónicos desde el sofá, saltándose una salida social para atender una petición de última hora o excusándose de sus vacaciones familiares para atender una llamada importante?

Para demasiados directivos, la respuesta es nada. Dejan que el trabajo se extienda por tú vida personal porque quieren que se les considere trabajadores y heroicos, porque tu organización (explícita o implícitamente) espera que estén disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, o porque simplemente no se sienten cómodos priorizándose a sí mismos.

Pero si comunicas bien tus límites -y te atienes a él- puedes generar respeto, confianza y buena voluntad entre tus colegas y dar un gran ejemplo a tus subordinados directos. Sabrán exactamente qué esperar de ti y puede que incluso admiren tu productividad y dedicación a las cosas importantes de tu vida.

Para comunicar eficazmente un mensaje sobre los límites entre trabajo y vida personal, incluye:

• Por qué estableces o has establecido el límite
• Las limitaciones específicas de tu disponibilidad
• Cómo se realizará o podría realizarse el trabajo
• Si/cuando la frontera puede ser flexible

He aquí cómo formular cada componente y juntarlos todos.

1. Por qué estableces o has establecido límites

Cuando la gente no entiende la razón por la que estás cambiando tu comportamiento, no le queda más remedio que hacer suposiciones sobre por qué no atiendes sus necesidades, como que su petición no es importante o que estás siendo perezoso.

Recuerda: ¡está perfectamente justificado que te comprometas contigo mismo! Utiliza un lenguaje definitivo para dejar claro que el límite es una prioridad real para ti, no sólo una preferencia (por ejemplo, " Desconecto cuando estoy de vacaciones" en lugar de "Me gusta desconectar cuando estoy de vacaciones"). No se disculpe ni eche la culpa a los demás (por ejemplo, "Mi cónyuge me lo hará pasar mal si no..."). Y ten cuidado de no excederte con una larga explicación o detalles personales innecesarios, que pueden sonar poco profesionales o enturbiar tu mensaje.

Ejemplos:

• La obligación del mediodía: "Mi hijo está a punto de empezar primero de primaria y le recogeré del colegio las tardes entre semana".
• Disponibilidad nocturna: "En el pasado he podido trabajar hasta tarde los miércoles, pero esta noche no puedo. Me he comprometido a sacar tiempo para un nuevo hobby, así que voy a tomar clases de cerámica...".."
• Desafío personal: "Me ha surgido un problema médico que me dificulta acudir a la oficina todos los días".
• Vacaciones: "Para pasar tiempo de calidad con mis amigos y mi familia, desconecto totalmente cuando estoy de vacaciones".

2. Las limitaciones específicas de tu disponibilidad

Dar detalles claros ayuda a la gente a entender exactamente cuándo no estarás disponible. De este modo, no se quedarán haciendo lo que consideran una petición razonable y preguntándose por qué demonios no respondes como de costumbre.

También puedes evitar que tengan que recordar dónde estás actualizando tu estado en línea o tu calendario o dejando una nota en la puerta de tu oficina.

Ejemplos:

• Obligación de mediodía: "Saldré de la oficina a las 15.00 todos los días para llegar a tiempo al colegio de mi hijo y actualizaré mi estado en Internet para que la gente sepa dónde estoy".
• Disponibilidad por la tarde: "La clase se reúne esta noche de 17:30 a 19:30".
• Reto personal: "Trabajaré desde casa los martes y jueves para poder acudir a mis citas médicas".
• Vacaciones: "Estaré conectado hasta el martes a las 17.00 y luego desconectado hasta el lunes a las 8.00".

3. Cómo se realizará o podría realizarse el trabajo

Abordar esta cuestión demuestra que te tomas en serio tus responsabilidades laborales y que has pensado en la cobertura. Y si rechazas una petición, ofrecer alternativas para que la persona consiga lo que necesita le demuestra que crees que su trabajo es importante.

Consejo profesional: si piensas encargarte tú mismo del trabajo una vez que estés disponible, promete menos y cumple más. Por ejemplo, si puedes volver a estar en línea a las 15.30 horas, date un margen y di que estarás de vuelta a las 16.00 horas. Así, si llegas pronto, ganarás puntos extra.

Ejemplos:

• Obligación de mediodía: "Entiendo que pueden surgir peticiones urgentes de clientes por la tarde. Después de recoger a mi hijo, tengo previsto volver a conectarme a las 16.00 para responder y terminar el día".
• Disponibilidad por la tarde: "Cuéntame más sobre lo que tienes que hacer esta tarde. Quizá pueda sugerirte a alguien a quien puedas pedir ayuda. O, si puede esperar, puedo trabajar en ello por la mañana".
• Reto personal: "Estaré en línea durante mi horario normal de trabajo y planeo programar mis citas durante la hora del almuerzo siempre que pueda. Cuando eso no sea posible, avisaré de las horas en las que estaré disponible y de cuándo estaré desconectada."
• Vacaciones: "He preparado a Darius para atender las peticiones de los clientes mientras estoy fuera. Le he pedido que me envíe copia de todos los informes de resultados para que podamos hablar de ellos a mi regreso. Si surge una emergencia, Darius puede derivarla a Heidi para que le ayude". 

4. Si/cuando el límite puede ser flexible

Las emergencias ocurren. Lo mismo ocurre con los proyectos críticos para la empresa que usted determine que son una excepción. Compartir esos detalles puede tranquilizar a la gente.

¿Y si tu límite no es flexible? Dilo para crear claridad o simplemente excluye de la conversación cualquier mención a la flexibilidad.

Ejemplos:

• Obligación de mediodía: "Desgraciadamente, no soy flexible en este compromiso".
• Desafío personal: "Como la conferencia de la semana que viene es tan importante para cumplir nuestro objetivo trimestral, he hecho los preparativos para asistir en persona los tres días".
• Vacaciones: "Si Heidi decide que no puede avanzar sin mi opinión, le he pedido que me envíe un mensaje".

Ponerlo todo junto:

• La obligación del mediodía: "Mi hijo está a punto de empezar primero de primaria y voy a recogerle al colegio los días laborables por la tarde. Saldré de la oficina a las 15.00 horas todos los días para llegar a tiempo al colegio de mi hijo y actualizaré mi estado en línea para que la gente sepa dónde estoy. Entiendo que pueden surgir peticiones urgentes de clientes por la tarde. Cuando recoja a mi hijo, volveré a estar en línea a las 16.00 para responder y terminar el día. Por desgracia, no soy flexible en este compromiso".
• Disponibilidad nocturna: "En el pasado, he podido quedarme hasta tarde los miércoles, pero esta noche no puedo. Me he comprometido a dedicar tiempo a una nueva afición, así que voy a asistir a una clase de cerámica de 17.30 a 19.30. Cuéntame más sobre lo que tienes que hacer esta tarde. Quizá pueda sugerirte a alguien a quien puedas pedir ayuda. O, si puede esperar, puedo trabajar en ello por la mañana".
• Desafío personal: "Me ha surgido un problema médico que me dificulta acudir a la oficina todos los días. Voy a trabajar desde casa los martes y jueves para poder acudir a mis citas médicas. Estaré en línea durante mi horario normal de trabajo y planeo programar mis citas durante la hora del almuerzo siempre que sea posible. Cuando eso no sea posible, haré saber en qué horas estaré disponible y cuándo estaré desconectada. Dicho esto, como la conferencia de la semana que viene es tan importante para alcanzar nuestro objetivo trimestral, he hecho los preparativos para asistir en persona los tres días."
• Vacaciones: "Para pasar tiempo de calidad con mis amigos y mi familia, desconecto totalmente cuando estoy de vacaciones. Estaré en línea hasta el martes a las 17.00 y luego desconectada hasta el lunes a las 8.00. He preparado a Darius para que atienda las peticiones de los clientes mientras estoy fuera. Le he pedido que me envíe copia de todos los informes de resultados para que podamos hablar de ellos a mi regreso. Si surge una emergencia, Darius puede pedir ayuda a Heidi. Si Heidi decide que no puede seguir adelante sin mi ayuda, le he pedido que me envíe un mensaje de texto".