¿Cómo se puede construir y mantener la sana conexión social que une a un equipo cuando no están... juntos?

Los líderes pioneros que han gestionado equipos remotos durante años recomiendan que se empiece por evitar errores de novato como mantener a todo el mundo ante la cámara todo el día para aproximarse a un entorno de oficina. (Mal plan: tu equipo puede sentirse tan microgestionado que deje de confiar en ti o se amotine).

En su lugar, céntrate en las prácticas de creación de equipos diseñadas específicamente para que se adaptan a la naturaleza y los beneficios del trabajo a distancia de, como éstas:

1. Incluye tiempo social y trabajo en grupos pequeños en tus reuniones actuales.

Cuando la gente trabaja a distancia, las reuniones por video son una de las pocas oportunidades que tienen de experimentar intercambios cara a cara (pantalla a pantalla) con sus colegas. Y si tus reuniones son el equivalente a seminarios web aburridos y secos, con uno o dos participantes que se dedican a hablar y todos los demás se desconectan, no te sorprendas si la capacidad de atención y el ánimo de la gente caen en picado.

Inyecta toques de humanización en tus reuniones de vídeo, como:

- Check ins para iniciar tus 1-on-1: Dedica de 5 a 10 minutos de estas reuniones cruciales a conectar simplemente a nivel humano. Averigua cómo se sienten las personas, tanto en general como en lo que respecta al trabajo a distancia (por ejemplo, "¿Cómo es su nivel de estrés?" o "¿Qué es lo que más le ha costado trabajar desde casa? " o "¿Cómo ha sido el regreso de sus hijos al colegio?").

- Tiempo social durante los primeros 5 o 10 minutos de las reuniones de equipo: Da a tu equipo la oportunidad de disfrutar de algunas bromas informales sobre sus fines de semana o sus alimentos favoritos de la nevera para trabajar desde casa al comienzo de las reuniones de grupo. Te sorprenderás de lo bien que va el resto de la reunión.

- Rupturas de grupos pequeños en reuniones grandes: Las reuniones por video de más de ocho personas son especialmente susceptibles al "efecto webinar". Para que todo el mundo participe, divídase en subgrupos de dos o tres personas (muchas herramientas de videoconferencia tienen funciones de sala de descanso), y luego comparte los aspectos más destacados con el grupo completo. Sí, esto significa que tendrás que planificar tu agenda con más cuidado, pero tus participantes te lo agradecerán.

2. Sugerir y contribuir a los canales de chat sociales y de autocuidado designados.

Los trabajadores a distancia no disponen de una fuente de agua, una sala de descanso, un pasillo compartido o una cafetería donde puedan encontrarse con sus colegas. Pero la socialización ayuda a fomentar la seguridad psicológica necesaria para que las personas hagan su mejor trabajo.

Si tu organización utiliza una herramienta de chat como Slack, Campfire de Basecamp o Microsoft Teams, puedes utilizar fácilmente un pequeño rincón de la misma para que la gente intercambie historias, emojis y palabras de ánimo sin importar el número de ubicaciones del equipo.

La clave aquí es crear un espacio en línea destinado explícitamente a la socialización, no al trabajo - por ejemplo, un canal #social, #random, o #justforfun, e incluso un canal de #autocuidado donde la gente pueda compartir ideas para manejar los desafíos comunes del trabajo remoto como el aislamiento o dejar que el trabajo se desborde en el tiempo personal. Esto ayuda a liberar a la gente de la preocupación de interrumpir a sus colegas con temas sociales, de parecer perezoso en el trabajo o de que se piense que está necesitado de ayuda, y en su lugar señala que las dosis de socialización son esperadas, apreciadas y parte de una cultura de equipo remoto altamente funcional.

Como director de tu equipo, es importante que participes en la diversión de vez en cuando. De lo contrario, tus colaboradores directos podrían tener la impresión de que crees que están perdiendo el tiempo. (Y si ese pensamiento se le pasa por la cabeza, recuerda: Socializar es una parte importante de la construcción de la confianza).

3. Instituir juegos de equipo en línea - que no induzcan a rodar los ojos.

La formación de equipos no tiene por qué ser cursi e incómoda. Aligera el ambiente con algunos juegos en línea que son realmente divertidos para quienes trabajan a distancia. Por ejemplo:

- Foto de la semana: Elige un tema -el escritorio más desordenado, los lugares de escapada al aire libre, las mascotas o los niños que interrumpen el trabajo, los primeros planos extremos- y haz que todos los miembros del equipo compartan una foto relevante. Si le conviene a tu equipo, puedes añadir un elemento de competición haciendo que la gente vote por su favorita.

- Batallas de gifs: Elige un tema y dale al equipo unos minutos para que busque y comparta un impresionante .gif que lo capture.

- Una cosa estupenda: Pide a cada persona de tu equipo que comparta algo estupendo que haya visto o experimentado en la última semana. También puedes proponer diferentes versiones, según el estado de ánimo de tu equipo ("una cosa inspiradora", "una cosa que aprendí", "una cosa extraña", entre otros).

4. Cambia o programa nuevas reuniones que sean específicamente para socializar o aprender.

Espera, ¿más reuniones? No exactamente. Recuerda que las personas que trabajan a distancia no toman café juntas, no asisten a almuerzos y aprendizajes ni entablan conversaciones con nuevos colegas en los pasillos. Las reuniones sociales y de aprendizaje pueden ayudar a compensar esas pérdidas.

Además de incluir pequeñas dosis de interacción social en las reuniones de trabajo existentes, puede asegurarse de que la gente tenga tiempo para conectar a un nivel más profundo:

- Cambiar una reunión sólo social por una reunión permanente cancelada: ¿No necesitas la reunión de actualización del proyecto de este jueves? En lugar de cancelarla, conviértela en una reunión social informal. Para empezar, hazte preguntas que te ayuden a establecer una buena relación (por ejemplo, "¿Qué estás leyendo o viendo estos días?" , "¿Cuál fue tu primer trabajo?" o "¿Cuál es tu espacio favorito al aire libre cerca de tu casa?"). Otra opción: Delegar la tarea de las preguntas en los miembros del equipo y ver qué se les ocurre a sus compañeros.

- Coordina con otros directores para programar videoconferencias "para conocerse" entre los miembros de tus respectivos equipos: Por ejemplo, programa 30 minutos una vez al mes para grupos aleatorios de tres a cinco empleados. Los miembros de tu equipo conocerán a los compañeros de toda la organización, ampliando su red y allanando el camino para una futura colaboración entre equipos.

- Promover sesiones de aprendizaje entre iguales: Tal vez varios de tus subordinados directos estén interesados en aprender más sobre nuevos programas informáticos, diversidad e inclusión en la organización o diseño centrado en el ser humano. O quizás algunos son grandes lectores y disfrutarían de un club de lectura centrado en el campo de su organización. Puedes animar o establecer reuniones periódicas por vídeo en las que las personas discutan su progreso en los objetivos de aprendizaje, se enseñen unas a otras e incluso practiquen habilidades juntas.

- Celebrar fiestas de cumpleaños virtuales: Si te sientes especialmente orgulloso, envía al invitado de honor un regalo para que lo disfrute durante la reunión. También puedes pedir a los miembros del equipo que compartan algunos de sus recuerdos más divertidos o entrañables de su trabajo con esa persona. Y si tu equipo es demasiado grande para hacer celebraciones individuales, considera la posibilidad de agrupar los cumpleaños por meses y celebrar todos los cumpleaños de ese mes al mismo tiempo.

5. Pide a los miembros del equipo que compartan de forma proactiva sus rutinas y preferencias de trabajo a distancia (y comparte las tuyas también)

Cuando trabajas a distancia, no puedes observar que Jose lleva los auriculares puestos, lo que indica que prefiere que no le molesten, o que Mónica está trabajando mucho, tanto que no está respondiendo a tus correos electrónicos en este momento. Esta falta de señales no verbales puede provocar un aumento de la comunicación entrecortada, de los malentendidos y de los conflictos innecesarios, que no son precisamente el tipo de conexión que buscas.

La buena noticia es que tú y tu equipo pueden sentar las bases de una interacción eficaz y considerada simplemente asegurándose de que todos conocen las rutinas y preferencias de trabajo a distancia de los demás. Además, puede ser divertido hablar de ellas. Prueba hablar de ellas durante una reunión de equipo, o considera la posibilidad de pedir a las personas que compartan breves "manuales de usuario" sobre el trabajo a distancia en un canal compartido. La información que se debe cubrir puede incluir:

- Zonas horarias (si tu equipo abarca varias)

- Horario de trabajo típico (incluyendo cuándo suele empezar, parar y hacer pausas y almorzar cada persona)

- Horario preferente de no molestar (esto es especialmente importante para los subordinados directos cuyo trabajo requiere una gran concentración)

- Modos de comunicación preferidos (por ejemplo, mensajes directos para cuestiones urgentes, correo electrónico para comentarios)

- Experiencias anteriores de trabajo a distancia y/o consejos favoritos para hacerlo con eficacia

- Retos actuales del trabajo a distancia y/o factores situacionales (por ejemplo, compaginar el trabajo con los hijos en casa)

Además, pide a tu equipo que mantenga actualizado su estado en línea (y hazlo tú mismo). Esta es otra forma fácil y eficaz de estar al tanto de los horarios y las vidas de los demás.

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