La elección 4 te ayuda a utilizar la tecnología para enfocarte y poner atención en las actividades y prioridades C2. Es poner la tecnología al servicio de tus prioridades y no al revés. Es desarrollar la habilidad de utilizar la tecnología para sostener tus elecciones C2, en vez de que se convierta en un distractor y saboteador de tus prioridades.
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Has visto cómo puedes convertirte en una persona adicta a la tecnología y echar por la borda todas las declaraciones de la elección 1, que es elegir lo importante sobre lo urgente. Muy fácilmente puedes poner tus relaciones más importantes a un lado por responder un email o un mensaje de WhatsApp. ¡Hoy en día vives ese desafío en tu hogar y trabajo! Más aun, caminas en todo momento con la tecnología en la palma de la mano y no es fácil escapar de ella.
El gran desafío es cómo mantener tus prioridades C2 utilizando la tecnología como un aliado para lograr este propósito.
En esta elección debes enfocarte en dos aspectos claves:
- Diseñar un sistema para administrar los 4 núcleos de información: Citas, tareas, contactos y documentos/notas.
- Aplicar el mapa del proceso C2 para hacer los 3 movimientos maestros y utilizar los aceleradores de la productividad
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Diseñar un sistema para administrar los 4 núcleos de información
En este aspecto lo más importante es crear un sistema sólido que te ayude a ordenar los 4 núcleos de información que necesitas constantemente y de los cuales están diariamente bombardeando. Estos son:
- Citas (ACTUAR): Conversaciones o cosas que tienes que hacer en un tiempo específico.
- Tareas (ACTUAR): Cosas que tienes que hacer, pero no has asignado un tiempo específico, ni lo has calendarizado.
- Contactos (ARCHIVAR): Información sobre las personas con las que tienes que interactuar.
- Documentos/Notas (ARCHIVAR): Información de la cual tienes que tener un seguimiento para apoyar las tres categorías anteriores.
Al final de este proceso es importante tener una lista maestra de tareas, un calendario claro con tus citas, tu lista de contactos en un mismo lugar y un sistema para archivar y acceder a tus notas y documentos.
Estos sistemas pueden ser basados en papel, en medios digitales o una combinación de los dos.
Las tres cualidades que debes cuidar en estos sistemas son: que toda la información esté en un mismo sistema, sea accesible y portátil. Algunas personas les prefieren más escribir, utilizar el lápiz, tener cosas tangibles donde tienen toda la información requerida para avanzar en sus metas C2. Otras prefieren tenerlas en medios digitales, a un clic de encontrarlas. Todos los sistemas tienen sus pros y contras. Lo importante es que te sirvan y se acoplen tu estilo y necesidades personales y exigencias de tu trabajo. Si tu sistema es basado en el papel asegúrate de tener todo en un mismo lugar y si tu sistema es digital asegúrate de tener toda la información en cada uno de tus dispositivos electrónicos.
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Aplicar el mapa del proceso C2 para hacer los 3 movimientos maestros y utilizar los aceleradores de la productividad
El mapa del proceso C2 te ayuda a integrar las elecciones anteriores. Para tomar una decisión acorde con tus definiciones, de lo que es importante para ti. Ya se ha definido los roles y metas C2 y la planificación semanal y diaria C2 que te sirven de referencia para manejar la avalancha de demandas y distracciones. Es en este momento cuando ejercitas tu momento de elegir. Aquí haces una pausa y te preguntas: ¿Es importante? Y si la respuesta es no, para la basura, pero si la respuesta es sí necesitas transformarlo en una cita, una tarea, un documento o un contacto o varios de ellos.
*Basado en el libro de Las 5 Elecciones El camino de la Productividad Extraordinaria: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne
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