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Programa las rocas grandes, no administres la grava

ADMINISTRA TU TIEMPO BANCO INDUSTRIAL
Escrito por FranklinCovey

La elección 3 te ayuda a ejecutar, enfocar y poner tu atención en las acciones que permiten lograr las metas C2 (Cuadrante 2) y concretar los enunciados de roles C2 (Cuadrante 2) que has elegido cuidadosamente en las elecciones 1 y 2. Lo importante de esta elección es que al final de la semana y de cada día sientas que has logrado y avanzado en “lo más importante.”  Y tengas una sensación de satisfacción y logro.

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Esta elección estará enfocándose en dos ideas claves: Las rocas grandes y la grava o piedritas pequeñas.

Las rocas grandes representan las acciones o actividades importantes que te ayudan a lograr tus metas y roles C2. Por ejemplo, si quieres ser un padre ejemplar, una actividad importante es asistir a los eventos deportivos de tus hijos, conversar con ellos cuando te lo piden o lo necesiten, validarlos y expresarles tu afecto. Todas estas acciones requieren tiempo.

La grava representa todas las pequeñas cosas que inundan y llenan tu vida y que no aportan a lo que quieres lograr y ser en la vida.  Por ejemplo, ver mucha televisión por horas interminables, estar en el teléfono por horas, etc. Usualmente estas actividades y robadores de tiempo no ayudan a cumplir las metas que realmente te importan.

FrascosEn el ambiente del siglo XXI donde te bombardean en todas las direcciones, distraído por una avalancha de demandas, peticiones y acciones que roban tu tiempo y atención el concepto de productividad ha dado un giro de 360 grados.

Antes, la productividad estaba asociada a “hacer más cosas en el menor tiempo posible”, ahora la productividad tiene que ver con “hacer las cosas correctas.”  No es un tema de cantidad sino de calidad, prioridad e importancia. 

Para lograr ejecutar y atender de manera enfocada tus prioridades importantes, utilizarás la herramienta de la Planificación C2.

Los elementos de esta Planificación C2 son:

  1. Elaborar una lista maestra de tareas - ésta es una herramienta de pre-planificación.
  2. La planificación C2 y la promesa 30/10 - la planificación semanal.
  3. La planificación diaria.

ELABORACIÓN DE LA LISTA MAESTRA DE TAREAS - Herramienta de pre-planificación

Para elaborar esta lista maestra de tareas necesitas identificar cuáles son las actividades o acciones que vas a planificar y cuáles con las que vas a botar o soltar. Para sortear lo que vas a planificar y ubicar en tu calendario te puedes apoyar en las herramientas de la Matriz del Tiempo. Si recuerdas todas las acciones se ubican en uno de los siguientes Cuadrantes de la Matriz del Tiempo. Veamos la imagen:

Tabla trabajo urgente-1

Al tú hacer la lista maestra necesitas pensar si estas actividades son C1; C2; C3 o C4.  Como ya sabes, los Cuadrantes 1 y 2 son los importantes… los que te ayudan a impulsar esas metas, misión y proyectos de largo plazo con significado.  Estas son las acciones que incluirás en la lista maestra de tareas C2.  El resto la botas a la basura o las tiras al suelo.  Si tienes alguna duda de estas actividades, lo piensas de nuevo y te haces las siguientes preguntas:

  • ¿Estoy escribiendo una actividad C3 o C4?
  • ¿Estoy escribiendo una acción C1 por sexta o décima vez porque no estoy previniendo que ocurra otra vez? Por ejemplo, un fuerte dolor de muela porque no voy a las citas de prevención y limpieza de dientes.
  • ¿Esta actividad la puedo delegar a alguien?

Una vez que tengas una lista depurada, entonces pasas al siguiente paso que es la Planificación C2.

Nuevo llamado a la acción

PLANIFICACION C2 Y LA PROMESA 30/10

Esta planificación tiene dos momentos fundamentales, la planificación semanal y la planificación diaria. La planificación semanal es un compromiso C2 para visualizar la semana y hacer la planificación en 30 minutos antes de comenzar la semana. 

La planificación diaria es para visualizar el día dentro del contexto de la semana y ajustar de manera real el mantenerte enfocado en lo importante y para este proceso necesitas 10 minutos al día, al inicio del día o final del día anterior.

Planificación Semanal - Tips/30 minutos:

  • Buscar un lugar tranquilo.
  • Tranquilizar la mente y activar el cerebro pensante - entrar en la zona zen o centrarse.
  • Reducir los ruidos y distracciones - apagar teléfonos, los mails, informar a todos que estás en la zona de planificación semanal.
  • Luego reconectar con los roles y las metas C2.
  • Organizar el calendario de la semana con las rocas grandes o acciones C2 y bloquear el tiempo requerido.
  • Organizar el resto de las actividades - dejar suficiente tiempo para que las piedritas pequeñas puedan reordenarse de manera natural.

Planificación diaria - Tips/10 minutos diarios:

  • Revisar los resultados y logros de día anterior y cierre el día.
  • Identifica las pocas acciones importantes que tienes que hacer necesariamente, prioriza esta actividad y ubícala en la mejor hora del día para facilitar tu productividad.
  • Organiza el resto de las acciones.

 

*Basado en el libro de Las 5 Elecciones El camino de la Productividad Extraordinaria: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne

 

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